Quy định về Bao bì và Chất thải Bao bì của Liên minh châu Âu (Packaging and Packaging Waste Regulation – PPWR, Quy định (EU) 2025/40) sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 12/08/2026, thay thế hoàn toàn Chỉ thị Bao bì 94/62/EC đã được áp dụng gần 30 năm.

Điểm khác biệt lớn nhất của PPWR là đây là quy định có hiệu lực trực tiếp trên toàn bộ các quốc gia thành viên EU, thay vì là chỉ thị cần được từng quốc gia nội luật hóa. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp xuất khẩu sang EU sẽ phải tuân thủ cùng một khung quy định ngay khi PPWR được áp dụng.

So với trước đây, PPWR đặt ra hàng loạt yêu cầu mới đối với doanh nghiệp, từ đăng ký EPR, chuẩn bị hồ sơ hợp quy, thiết kế bao bì, sử dụng vật liệu tái chế cho đến ghi nhãn theo từng giai đoạn. Trong quá trình chuẩn bị, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về cách xây dựng hồ sơ cho nhiều SKU, trách nhiệm đăng ký EPR hay việc có phải thiết kế lại bao bì hiện tại hay không.

Dưới đây là 5 câu hỏi được các doanh nghiệp xuất khẩu, nhà bán hàng xuyên biên giới và chủ sở hữu thương hiệu quan tâm nhiều nhất trước thời điểm PPWR chính thức có hiệu lực.

1. Doanh nghiệp có hàng trăm SKU thì phải lập DoC và Technical File như thế nào?

Tình huống doanh nghiệp thường gặp

Nhiều doanh nghiệp sở hữu hàng trăm SKU với các loại bao bì khác nhau về vật liệu, kích thước hoặc nhà cung cấp. Nếu mỗi sản phẩm đều phải chuẩn bị một bộ hồ sơ riêng thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực.

Vậy doanh nghiệp có thể gộp nhiều SKU vào cùng một bộ hồ sơ hay bắt buộc mỗi SKU phải có DoC và Technical File riêng?

Giải đáp

Doanh nghiệp có thể nhóm hồ sơ trong một số trường hợp, nhưng không thể gộp tất cả các SKU vào cùng một bộ tài liệu.

Theo PPWR, mỗi loại bao bì được đưa ra thị trường EU đều phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh sự phù hợp, bao gồm Declaration of Conformity (DoC) và Technical File. Tuy nhiên, việc xây dựng hồ sơ không nhất thiết phải thực hiện riêng cho từng mã SKU, mà có thể thực hiện theo nhóm bao bì.

Cụ thể, nếu nhiều SKU cùng sử dụng một loại bao bì có:

• Cùng vật liệu;
• Cùng kết cấu;
• Cùng kích thước;
• Cùng độ dày;
• Cùng nhà cung cấp;
• Cùng loại mực in và quy trình sản xuất,

thì doanh nghiệp có thể sử dụng một bản DoC và một bộ Technical File, đồng thời liệt kê đầy đủ các SKU áp dụng trong hồ sơ.

Ngược lại, nếu bao bì có sự khác biệt về vật liệu, cấu tạo hoặc kích thước thì cần tách thành nhóm hồ sơ riêng để đảm bảo có đầy đủ bằng chứng chứng minh sự tuân thủ.

Bên cạnh DoC, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị và lưu giữ Technical File với các tài liệu như:

• Báo cáo thử nghiệm vật liệu bao bì;
• Chứng nhận hoặc tài liệu tuân thủ của nhà cung cấp;
• Hồ sơ tính toán tỷ lệ khoảng trống của bao bì;
• Hồ sơ chứng minh hàm lượng vật liệu tái chế;
• Các tài liệu kỹ thuật khác theo yêu cầu của PPWR.

DoC cần được dịch sang ngôn ngữ chính thức của quốc gia thành viên EU nơi sản phẩm được lưu hành. Đồng thời, toàn bộ hồ sơ phải được lưu giữ ít nhất 10 năm kể từ khi sản phẩm được đưa ra thị trường để phục vụ việc kiểm tra của cơ quan quản lý khi cần thiết.

2. Doanh nghiệp ngoài EU phải đăng ký EPR hay đơn vị logistics có thể chịu trách nhiệm?

Tình huống doanh nghiệp thường gặp

Nhiều doanh nghiệp bán hàng từ Việt Nam hoặc Trung Quốc sang châu Âu thông qua Amazon FBA, kho hàng tại EU hoặc các đơn vị logistics. Một số nhà cung cấp dịch vụ còn quảng bá rằng họ có thể hỗ trợ thực hiện EPR.

Vậy doanh nghiệp có thể chuyển trách nhiệm đăng ký EPR cho đơn vị logistics hoặc kho hàng hay không?

Giải đáp

Câu trả lời là không. Việc sử dụng dịch vụ logistics không đồng nghĩa với việc chuyển giao trách nhiệm pháp lý về EPR.

Theo PPWR, chủ thể lần đầu đưa sản phẩm có bao bì vào thị trường của một quốc gia thành viên EU sẽ là đối tượng phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến EPR. Điều này bao gồm việc đăng ký, khai báo định kỳ, nộp phí tái chế và chịu trách nhiệm khi cơ quan quản lý tiến hành kiểm tra.

Trong khi đó, đơn vị logistics, kho hàng hoặc forwarder chỉ cung cấp dịch vụ lưu kho, phân loại và vận chuyển hàng hóa. Các đơn vị này không được xem là chủ thể chịu trách nhiệm theo quy định của EPR và không thể thay doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

Một điểm doanh nghiệp cũng cần lưu ý là EPR được quản lý theo từng quốc gia thành viên, không có một mã đăng ký chung cho toàn EU. Nếu sản phẩm được bán tại nhiều quốc gia, doanh nghiệp cần đăng ký tại từng thị trường tương ứng.

Đối với các doanh nghiệp chưa có pháp nhân tại EU, giải pháp phổ biến là chỉ định Đại diện được ủy quyền (Authorized Representative – AR) để thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan quản lý, thực hiện khai báo hằng năm và tiếp nhận các yêu cầu kiểm tra theo quy định.

Những rủi ro nếu chưa hoàn thành EPR

Sau khi PPWR có hiệu lực, doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ EPR có thể đối mặt với nhiều rủi ro như:

• Sản phẩm bị gỡ khỏi các sàn thương mại điện tử;
• Hàng hóa bị giữ tại cửa khẩu hoặc kho ngoại quan;
• Bị yêu cầu tạm ngừng lưu hành sản phẩm trên thị trường;
• Chịu các hình thức xử phạt theo quy định của từng quốc gia thành viên EU.

Do đó, doanh nghiệp nên hoàn thành việc đăng ký EPR trước khi đưa sản phẩm ra thị trường thay vì chờ đến khi có yêu cầu kiểm tra.

3. Yêu cầu 35% nhựa tái chế sau tiêu dùng từ năm 2030 cần chuẩn bị như thế nào?

Tình huống doanh nghiệp thường gặp

PPWR quy định từ năm 2030, bao bì nhựa phải đáp ứng tỷ lệ tối thiểu 35% nhựa tái chế sau tiêu dùng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa rõ loại vật liệu nào được tính vào tỷ lệ này, cần chuẩn bị những chứng từ gì và phải làm thế nào để chứng minh sự tuân thủ.

Giải đáp

Không phải mọi loại nhựa tái chế đều được tính vào tỷ lệ 35% theo PPWR.

Theo quy định, chỉ nhựa tái chế sau tiêu dùng (Post-Consumer Recycled – PCR) mới được sử dụng để tính tỷ lệ hàm lượng tái chế bắt buộc.

Điều này có nghĩa là các loại nhựa như:

• Phế liệu phát sinh trong quá trình sản xuất;
• Nguyên liệu tái sử dụng ngay trong nhà máy;
• Phế liệu chưa từng được đưa ra thị trường để người tiêu dùng sử dụng,

đều không được tính vào tỷ lệ nhựa tái chế theo yêu cầu của PPWR.

Để chứng minh việc đáp ứng quy định, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống hồ sơ đầy đủ, bao gồm:

• Hợp đồng mua vật liệu tái chế;
• Hồ sơ truy xuất nguồn gốc theo từng lô;
• Báo cáo thử nghiệm xác định hàm lượng nhựa tái chế;
• Chứng nhận của nhà cung cấp;
• Nhật ký sử dụng nguyên liệu trong quá trình sản xuất.

Đối với vật liệu tái chế được nhập khẩu từ ngoài EU, doanh nghiệp còn phải chứng minh quy trình tái chế đáp ứng các yêu cầu về tính bền vững theo quy định của EU.

Ngoài ra, PPWR cũng quy định một số trường hợp có thể được xem xét miễn áp dụng tỷ lệ nhựa tái chế, chẳng hạn đối với một số loại bao bì dùng cho dược phẩm, thiết bị y tế hoặc các chi tiết nhựa rất nhỏ trong giới hạn nhất định. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh và thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý tại từng quốc gia thành viên.

4. Quy định về giảm thiểu bao bì và khoảng trống ≤50% có đồng nghĩa doanh nghiệp phải thiết kế lại bao bì?

Tình huống doanh nghiệp thường gặp

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hộp quà, bao bì bộ sản phẩm hoặc bao bì thương mại điện tử có thiết kế hai lớp và sử dụng mút xốp để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Điều này khiến không ít doanh nghiệp băn khoăn liệu các loại bao bì hiện tại có bị coi là bao bì quá mức sau khi PPWR có hiệu lực hay không.

Đồng thời, nhiều doanh nghiệp cũng chưa hiểu rõ cách tính tỷ lệ khoảng trống trong bao bì và việc sử dụng vật liệu đệm như mút xốp có bị cấm hoàn toàn hay không.

Giải đáp

Không phải tất cả các loại bao bì đều phải thiết kế lại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần rà soát để đảm bảo bao bì đáp ứng nguyên tắc “giảm thiểu đến mức cần thiết” theo PPWR.

Theo quy định, yêu cầu giảm thiểu bao bì được áp dụng đối với:

• Bao bì bán hàng;
• Bao bì nhóm (combo, bộ sản phẩm);
• Bao bì vận chuyển trong thương mại điện tử.

Điều này có nghĩa là trọng lượng và kích thước bao bì chỉ nên ở mức cần thiết để bảo vệ, bảo quản và vận chuyển sản phẩm. Những yếu tố mang tính trang trí hoặc marketing sẽ không được xem là căn cứ để sử dụng thêm vật liệu bao bì.

Bao bì hai lớp có còn được sử dụng?

PPWR quy định một số thiết kế bao bì nhiều lớp hoặc có cấu trúc không cần thiết sẽ không còn phù hợp với nguyên tắc giảm thiểu bao bì. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát các loại:

• Hộp hai lớp;
• Lớp lót hai tầng;
• Túi nhiều lớp hoặc cấu trúc bao bì tạo thêm không gian không cần thiết.

Nếu các cấu trúc này không phục vụ mục đích bảo vệ sản phẩm mà chỉ nhằm tăng tính thẩm mỹ hoặc tạo cảm giác cao cấp, doanh nghiệp nên có kế hoạch điều chỉnh trước khi đưa sản phẩm ra thị trường EU.

Khoảng trống trong bao bì được tính như thế nào?

Một yêu cầu đáng chú ý của PPWR là tỷ lệ khoảng trống bên trong bao bì không được vượt quá 50%.

Khi tính toán khoảng trống, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phần không gian trống bên trong hộp đều được tính;
• Thể tích của vật liệu đệm như mút xốp, xốp hơi hoặc các vật liệu chèn khác cũng được tính vào quá trình đánh giá.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa PPWR cấm sử dụng mút xốp.

Đối với các sản phẩm dễ vỡ, thiết bị điện tử hoặc hàng hóa cần được bảo vệ đặc biệt trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng vật liệu đệm nếu chứng minh được đây là yêu cầu cần thiết.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật như:

• Báo cáo thử nghiệm rơi (Drop Test);
• Báo cáo thử nghiệm rung, va đập;
• Hồ sơ đánh giá khả năng bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

Nếu không có căn cứ kỹ thuật chứng minh sự cần thiết, bao bì có thể bị đánh giá là sử dụng vật liệu quá mức so với yêu cầu của PPWR.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?

Để đáp ứng yêu cầu của PPWR, doanh nghiệp nên:

• Rà soát toàn bộ thiết kế bao bì hiện tại;
• Ưu tiên sử dụng kết cấu bao bì đơn giản, gọn nhẹ;
• Hạn chế các lớp bao bì không cần thiết;
• Xem xét thay thế một phần vật liệu đệm bằng các giải pháp thân thiện với môi trường nếu phù hợp;
• Lưu giữ bản vẽ thiết kế và hồ sơ tính toán khoảng trống để làm căn cứ chứng minh khi cần.

5. Doanh nghiệp cần đăng ký EPR khi nào? Các yêu cầu ghi nhãn được áp dụng ra sao?

Tình huống doanh nghiệp thường gặp

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa thời điểm phải đăng ký EPR và thời điểm phải thay đổi thiết kế bao bì để bổ sung các loại nhãn mới.

Không ít doanh nghiệp cũng băn khoăn liệu từ ngày 12/08/2026 có bắt buộc phải in mã QR hoặc các nhãn phân loại vật liệu lên bao bì hay chưa.

Giải đáp

Doanh nghiệp cần hoàn thành việc đăng ký EPR theo quy định của từng quốc gia thành viên, nhưng chưa phải in ngay tất cả các loại nhãn mới từ ngày 12/08/2026.

Trách nhiệm đăng ký EPR thuộc về ai?

Theo PPWR:

• Nhà sản xuất bao bì chủ yếu có trách nhiệm cung cấp các tài liệu kỹ thuật như thông tin về vật liệu, khả năng tái chế hoặc hàm lượng vật liệu tái chế để hỗ trợ quá trình tuân thủ.
• Nhà nhập khẩu, chủ sở hữu thương hiệu hoặc doanh nghiệp bán hàng vào thị trường EU là chủ thể phải thực hiện đăng ký EPR tại quốc gia nơi sản phẩm được đưa ra thị trường và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định.

Doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của mình trong chuỗi cung ứng để thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý.

Lộ trình áp dụng các loại nhãn theo PPWR

PPWR quy định việc áp dụng các loại nhãn được triển khai theo từng giai đoạn, thay vì áp dụng đồng thời ngay khi quy định có hiệu lực.

Từ ngày 12/02/2027

Doanh nghiệp phải áp dụng nhãn truy xuất EPR, bao gồm mã QR hoặc hình thức nhận diện theo quy định nhằm chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ EPR tại quốc gia tương ứng.

Mã này giúp cơ quan quản lý tra cứu thông tin về đăng ký và tình trạng thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Từ ngày 12/08/2028 (hoặc thời điểm khác nếu EU ban hành quy định thực thi muộn hơn)

Áp dụng nhãn phân loại vật liệu thống nhất trên toàn EU để hỗ trợ người tiêu dùng phân loại và tái chế bao bì đúng cách.

Quy định này sẽ thay thế sự khác biệt về ký hiệu vật liệu đang được sử dụng giữa các quốc gia thành viên.

Từ ngày 12/12/2029

Áp dụng nhãn dành cho bao bì tái sử dụng, chỉ áp dụng đối với các loại bao bì được thiết kế để sử dụng nhiều lần theo quy định của PPWR.

Doanh nghiệp nên làm gì trong giai đoạn từ 12/08/2026 đến 12/02/2027?

Đây được xem là giai đoạn doanh nghiệp cần tập trung chuẩn bị các nội dung nền tảng trước khi yêu cầu về ghi nhãn chính thức có hiệu lực.

Trong thời gian này, doanh nghiệp nên:

• Hoàn thành đăng ký EPR tại các quốc gia mục tiêu;
• Lưu giữ đầy đủ giấy chứng nhận hoặc mã đăng ký theo quy định;
• Chuẩn bị kế hoạch cập nhật thiết kế bao bì để bổ sung các loại nhãn khi đến thời hạn áp dụng;
• Theo dõi các văn bản hướng dẫn thực thi của EU để kịp thời điều chỉnh nếu có thay đổi.